CÁCH LẬP KẾ HOẠCH CẢI THIỆN HIỆU SUẤT CHO NHÂN VIÊN

Trong mọi tổ chức, luôn có những thời điểm một nhân viên gặp khó khăn và không đạt hiệu suất mong đợi. Tuy nhiên, sa thải không phải lúc nào cũng là giải pháp tối ưu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Kế hoạch cải thiện hiệu suất (Performance Improvement Plan – PIP) là gì, lợi ích thực tế ra sao, khi nào nên áp dụng và quy trình triển khai hiệu quả nhất, kèm mẫu kế hoạch chi tiết để nhà quản lý có thể áp dụng ngay cho đội ngũ của mình.

1. Kế hoạch cải thiện hiệu suất là gì?

Trong quản trị nhân sự hiện đại, Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất (PIP - Performance Improvement Plan) là một văn bản hành động chính thức, có cấu trúc và có thời hạn được thiết kế để hỗ trợ nhân viên cầu nối khoảng cách giữa hiệu suất thực tế của họ với kỳ vọng công việc đã được thiết lập của tổ chức.

Mục tiêu của PIP không phải để “đuổi việc” hay “ép nghỉ”, mà là để tạo cơ hội cho nhân viên nhìn nhận vấn đề, nhận được sự hỗ trợ cần thiết và quay trở lại quỹ đạo hiệu quả.

Ví dụ thực tế: Tại một công ty công nghệ, một nhân viên marketing liên tục không đạt KPI trong 3 tháng. Thay vì lập tức kỷ luật, trưởng phòng đã triển khai PIP 60 ngày, tập trung vào:

• Đào tạo kỹ năng viết nội dung chuẩn insight khách hàng;
• Xác định rõ chân dung khách hàng mục tiêu
• Phối hợp cùng team đưa ra các chiến lược marketing hiệu quả
• Họp mentoring mỗi tuần;
• Điều chỉnh mục tiêu ngắn hạn khả thi hơn.

Kết quả: sau 2 tháng, nhân viên này không chỉ đạt KPI mà còn được đề xuất lên vị trí Content Leader. Một kế hoạch PIP được thiết kế đúng cách có thể biến “rủi ro nhân sự” thành “tài sản phát triển”.

2. Lợi ích của Kế hoạch cải thiện hiệu suất cho nhân viên là gì?

Một kế hoạch cải thiện hiệu suất (Performance Improvement Plan – PIP) được triển khai đúng cách không chỉ giúp giải quyết vấn đề nhân viên yếu kém, mà còn mang lại giá trị lâu dài cho toàn bộ tổ chức. Dưới góc nhìn quản trị hiện đại, PIP là công cụ phát triển đội ngũ và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Hãy cùng phân tích 4 lợi ích cốt lõi của việc áp dụng kế hoạch cải thiện hiệu suất trong doanh nghiệp.

1- Giúp nhà quản lý xử lý vấn đề nhân sự một cách chuyên nghiệp và công bằng

Một trong những thách thức lớn nhất của lãnh đạo là đánh giá và phản hồi hiệu suất nhân viên mà không gây tổn thương hay xung đột. Khi có PIP, nhà quản lý có cơ sở rõ ràng để:

• Xác định vấn đề dựa trên dữ liệu và hành vi thực tế, không cảm tính.
• Truyền đạt kỳ vọng, tiêu chí và thời hạn cải thiện một cách minh bạch, nhất quán.
• Ghi nhận tiến độ và bằng chứng cho từng bước, giúp ra quyết định nhân sự khách quan hơn.

2 - Tạo cơ hội để nhân viên phát triển, thay vì bị loại bỏ

Nhiều nhân viên rơi vào tình trạng “sa sút hiệu suất” không phải vì thiếu năng lực, mà vì thiếu định hướng, thiếu phản hồi hoặc gặp rào cản tâm lý.
Khi triển khai PIP, họ có cơ hội:

• Nhìn rõ khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế.
• Được hướng dẫn, đào tạo hoặc mentoring để cải thiện.
• Cảm nhận rằng doanh nghiệp vẫn tin tưởng và đầu tư cho sự tiến bộ của họ.

3 - Giảm chi phí tuyển dụng và giữ chân nhân sự tiềm năng

Sa thải nhân viên luôn tốn kém cả về chi phí tuyển mới lẫn thời gian đào tạo lại. Một PIP hiệu quả giúp doanh nghiệp:

• Giữ lại nhân sự có tiềm năng, tránh mất người do đánh giá vội vàng.
• Tối ưu chi phí nhân sự bằng cách phục hồi và phát triển đội ngũ hiện có.
• Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên (Retention Rate) nhờ văn hóa quản trị nhân văn, hướng phát triển.

Nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy, chi phí thay thế một nhân viên có thể gấp 1,5 – 2 lần lương năm của họ, trong khi triển khai một PIP chỉ tốn 1/10 chi phí đó nhưng giúp cải thiện đáng kể hiệu suất và gắn bó.

4 - Xây dựng văn hóa phản hồi, phát triển liên tục trong doanh nghiệp

Việc áp dụng kế hoạch cải thiện hiệu suất không chỉ là xử lý một vài cá nhân yếu kém, mà còn góp phần xây dựng văn hóa phát triển liên tục (continuous improvement).

Khi PIP trở thành một phần của hệ thống quản lý:

• Nhân viên học cách chủ động nhận phản hồi và tự cải thiện.
• Lãnh đạo hình thành thói quen coaching, mentoring thay vì chỉ “ra lệnh”.
• Tổ chức dần phát triển văn hóa minh bạch – học hỏi – tiến bộ liên tục.

Khi được thiết kế đúng mục đích, kế hoạch cải thiện hiệu suất giúp doanh nghiệp đạt được sự cân bằng giữa kỷ luật và phát triển, giữa hiệu quả công việc và động lực nhân viên. Nhà quản lý dùng PIP không phải để trừng phạt, mà để đồng hành. Nhân viên trong PIP không phải kẻ thất bại, mà là người đang trên hành trình phát triển.

3. Quy trình lập Kế hoạch cải thiện hiệu suất cho nhân viên

Để một kế hoạch cải thiện hiệu suất (Performance Improvement Plan – PIP) thực sự phát huy hiệu quả, nhà quản lý không thể làm cảm tính. PIP cần được xây dựng bài bản, minh bạch và có sự cam kết hai chiều giữa quản lý và nhân viên.

Dưới đây là 5 bước quan trọng giúp bạn lập và triển khai kế hoạch cải thiện hiệu suất một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và nhân văn.

Bước 1. Xác định nguyên nhân vấn đề cần xử lý 

Trước khi viết ra bất kỳ kế hoạch nào, nhà quản lý cần hiểu rõ: vấn đề thật sự nằm ở đâu.
Không phải mọi nhân viên có kết quả kém đều là “người yếu”, mà đôi khi hệ thống, quy trình hoặc phong cách lãnh đạo cũng là nguyên nhân gián tiếp.

Cách thực hiện:

• Thu thập dữ liệu khách quan: kết quả KPI, phản hồi từ đồng nghiệp, ghi chép công việc.
• Quan sát hành vi trong công việc: mức độ chủ động, tinh thần hợp tác, cách phản hồi áp lực.
• Đặt câu hỏi “5 Why” (5 lần tại sao) để truy đến nguyên nhân gốc: thiếu kỹ năng, thiếu nguồn lực, hay thiếu động lực?

Ví dụ: Nếu nhân viên sale không đạt doanh số, hãy xem xét:

• Có được đào tạo đủ về sản phẩm không?
• Mục tiêu có quá cao so với thị trường không?
• Hay họ đang gặp vấn đề tâm lý (áp lực, mất niềm tin)?

Việc hiểu đúng nguyên nhân là nền tảng để đưa ra giải pháp phù hợp trong kế hoạch PIP.

Bước 2. Thiết lập mục tiêu cải thiện rõ ràng

Sau khi xác định vấn đề, bước tiếp theo là chuyển hóa vấn đề thành mục tiêu cải thiện cụ thể. Nguyên tắc là: mục tiêu phải SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-bound).

Cách thực hiện: Viết mục tiêu cụ thể, đo được:

• Không nên viết: “Cải thiện hiệu suất công việc”
• Nên viết: “Tăng số khách hàng tiềm năng được chốt thành công từ 15% lên 25% trong 60 ngày.”

Đảm bảo mục tiêu vừa sức nhưng đủ thách thức, gắn với vị trí và năng lực hiện tại. Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các chỉ tiêu tuần để dễ theo dõi tiến độ.
Ví dụ:  Đối với nhân viên marketing: Mục tiêu: “Tăng số lượng lead chất lượng từ 50 lên 80 mỗi tháng trong 2 tháng tới.”. Chỉ số đo: số lead, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí/lead.

Bước 3. Xây dựng kế hoạch hành động chi tiết

Khi mục tiêu đã rõ, hãy lập bảng hành động cụ thể, thể hiện rõ ai làm gì, trong bao lâu và cần hỗ trợ gì. Đây là phần “xương sống” của kế hoạch cải thiện hiệu suất.

Cách thực hiện:

• Xác định các hoạt động trọng tâm giúp cải thiện hiệu suất:
• Đào tạo kỹ năng (bán hàng, giao tiếp, lập kế hoạch, sử dụng công cụ).
• Mentoring/kèm cặp hàng tuần bởi quản lý hoặc đồng nghiệp giỏi.
• Giảm bớt khối lượng công việc để tập trung cải thiện.
• Cung cấp tài nguyên, công cụ hỗ trợ (CRM, mẫu báo cáo, checklist…).
• Lập bảng kế hoạch PIP rõ ràng:

Lưu ý: Nên để nhân viên tham gia xây dựng kế hoạch, giúp họ có cam kết và tinh thần tự chịu trách nhiệm cao hơn.

Bước 4. Theo dõi và phản hồi định kỳ

Một PIP chỉ hiệu quả nếu được theo dõi và phản hồi liên tục, thay vì “giao xong rồi để đó”.
Vai trò của nhà quản lý lúc này là đồng hành như một huấn luyện viên, không phải giám sát viên.

Cách thực hiện:

• Tổ chức cuộc họp review định kỳ hàng tuần hoặc 2 tuần/lần.
• Trong mỗi buổi, thảo luận 3 điểm:

1 - Kết quả đạt được so với mục tiêu tuần trước

2 - Khó khăn gặp phải

3 - Giải pháp hỗ trợ tiếp theo.
Ghi nhận tiến bộ nhỏ để tăng động lực và niềm tin của nhân viên. Nếu phát hiện sai lệch, điều chỉnh mục tiêu hoặc hoạt động kịp thời.

Ví dụ: Nếu nhân viên đã tăng tỷ lệ chốt đơn lên 22% sau 3 tuần (so với mục tiêu 25%), nhà quản lý nên ghi nhận nỗ lực, đồng thời cùng họ phân tích 3–4 khách hàng chưa chốt được để rút kinh nghiệm.

Bước 5. Đánh giá kết quả và ra quyết định

Sau thời gian PIP (thường 30–90 ngày), nhà quản lý cần tổng kết và đưa ra quyết định dựa trên kết quả cụ thể.

Có 3 khả năng chính:

1 - Nhân viên đạt hoặc vượt mục tiêu: Ghi nhận thành tích, khen thưởng khích lệ. Cân nhắc trao thêm trách nhiệm hoặc kế hoạch phát triển dài hạn (Development Plan).

2 - Nhân viên tiến bộ nhưng chưa đạt hoàn toàn: Gia hạn PIP thêm 30 ngày. Xem xét điều chỉnh một số tiêu chí cho phù hợp.

3 - Nhân viên không cải thiện: Thảo luận rõ lý do, xem xét điều chuyển vị trí hoặc chấm dứt hợp tác. Lưu hồ sơ làm minh chứng cho quy trình minh bạch.

Lưu ý: Ngay cả trong trường hợp phải chấm dứt hợp tác, việc có một PIP rõ ràng giúp giữ được sự tôn trọng và giảm xung đột, vì cả hai bên đều có dữ liệu và cơ hội cải thiện công bằng. Mẹo nhỏ để PIP đạt hiệu quả cao

• Viết rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu,  tránh dùng thuật ngữ quá kỹ thuật.
• Luôn bắt đầu bằng mục tiêu tích cực: “giúp bạn phát triển”, không phải “vì bạn yếu”.
• Gắn PIP với hệ thống KPI và văn hóa học hỏi của doanh nghiệp.
• Kết hợp coaching thay vì chỉ giao nhiệm vụ, giúp nhân viên tự khám phá hướng cải thiện.

Quy trình lập kế hoạch cải thiện hiệu suất không chỉ là cách cứu “nhân viên yếu”, mà là chiến lược phát triển con người thông minh của doanh nghiệp hiện đại.

Một PIP được triển khai bài bản giúp nhà quản lý rèn năng lực huấn luyện, giúp nhân viên trưởng thành và giúp tổ chức duy trì hiệu suất bền vững.

4. Khi nào doanh nghiệp nên thực hiện Kế hoạch cải thiện hiệu suất cho nhân viên? 

Không phải lúc nào hiệu suất giảm cũng cần đến Performance Improvement Plan (PIP). Một nhà quản lý giỏi cần biết “thời điểm vàng” để kích hoạt PIP, đảm bảo rằng đây là bước hỗ trợ, không phải trừng phạt.

Kế hoạch cải thiện hiệu suất nên được triển khai khi doanh nghiệp nhận thấy sự sụt giảm ổn định hoặc hành vi không đạt chuẩn, nhưng vẫn còn cơ hội để nhân viên phục hồi và phát triển.

Dưới đây là 5 dấu hiệu và tình huống cụ thể cho thấy doanh nghiệp nên thực hiện kế hoạch PIP.

• Khi nhân viên liên tục không đạt KPI hoặc chất lượng công việc giảm sút: Đây là dấu hiệu phổ biến nhất khiến lãnh đạo cần cân nhắc triển khai PIP. Nếu một nhân viên liên tục không hoàn thành chỉ tiêu trong 2–3 kỳ đánh giá, hoặc chất lượng công việc kém ổn định, đó là lúc cần một kế hoạch hỗ trợ có cấu trúc.
• Khi nhân viên có năng lực nhưng đang mất định hướng, động lực: Nhiều trường hợp nhân viên từng làm việc rất tốt, nhưng hiệu suất giảm do mất động lực, áp lực cá nhân, hoặc thay đổi môi trường.  Đây là nhóm có thể cứu được, nếu được hỗ trợ đúng cách.
• Khi phát hiện khoảng cách kỹ năng hoặc kiến thức chuyên môn: Một số nhân viên gặp khó khăn không vì thiếu nỗ lực, mà vì chưa được đào tạo đúng kỹ năng để đáp ứng công việc mới. Trong bối cảnh doanh nghiệp thay đổi nhanh (chuyển đổi số, quy trình mới, phần mềm mới…), PIP trở thành công cụ bù đắp năng lực hiệu quả.
• Khi doanh nghiệp muốn tạo cơ hội phát triển trước khi ra quyết định kỷ luật: Một trong những giá trị nhân văn nhất của PIP là giúp doanh nghiệp ra quyết định nhân sự công bằng và có dữ liệu rõ ràng. Thay vì sa thải ngay, PIP cho nhân viên “cơ hội cuối cùng để chứng minh năng lực”.
• Khi tổ chức muốn xây dựng văn hóa phản hồi và phát triển liên tục: Không nhất thiết phải “có vấn đề” mới lập kế hoạch cải thiện hiệu suất. Doanh nghiệp có văn hóa phát triển mạnh mẽ thường áp dụng mini-PIP hoặc micro-coaching plan như một phần của quy trình phát triển nhân viên.

Bên cạnh những thời điểm phù hợp, có 3 trường hợp PIP không nên áp dụng:

• Khi nhân viên vi phạm nghiêm trọng về đạo đức hoặc quy định nội bộ – cần xử lý kỷ luật, không phải cải thiện hiệu suất.
• Khi doanh nghiệp đã quyết định sa thải nhưng chỉ dùng PIP để “hợp thức hóa” ,điều này khiến nhân viên mất lòng tin và ảnh hưởng văn hóa.
• Khi quản lý chưa có đủ thời gian hoặc công cụ để theo sát quá trình PIP – vì nếu làm nửa vời, kế hoạch sẽ phản tác dụng.

Thời điểm triển khai PIP quyết định 70% hiệu quả của nó. Doanh nghiệp nên coi PIP như một biện pháp huấn luyện có thời hạn, chứ không phải “bản án cảnh cáo”. Áp dụng đúng lúc, đúng người – PIP có thể biến một nhân viên đang chùn bước thành người dẫn đầu mới của đội ngũ.

5. Mẫu Kế hoạch cải thiện hiệu suất cho nhân viên

Dưới đây là Mẫu Kế hoạch cải thiện hiệu suất cho nhân viên (mẫu chung) 

Mục đích: Hỗ trợ nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc, khắc phục những điểm chưa đạt yêu cầu và phát triển kỹ năng cần thiết để đáp ứng mục tiêu công việc.

1. Thông tin chung

1. Mô tả vấn đề hiệu suất

Ghi rõ các hành vi, kết quả hoặc chỉ số chưa đạt yêu cầu so với mục tiêu công việc hoặc tiêu chuẩn năng lực.

Ví dụ:

• Không đạt chỉ tiêu doanh số 3 tháng liên tiếp (chỉ đạt 70% KPI).
• Chậm deadline dự án quan trọng gây ảnh hưởng tiến độ chung.
• Tỷ lệ sai sót trong báo cáo cao hơn 10% so với tiêu chuẩn phòng ban.

Lưu ý: Nên trình bày bằng dữ liệu định lượng (số liệu, KPI, phản hồi khách hàng) thay vì chỉ mô tả cảm tính.

III. Mục tiêu cải thiện hiệu suất

Liệt kê các mục tiêu cụ thể, đo lường được (SMART) mà nhân viên cần đạt trong thời gian áp dụng kế hoạch.

1. Hành động hỗ trợ và cam kết từ phía doanh nghiệp

Để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất, người quản lý hoặc doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch hỗ trợ cụ thể, bao gồm:

1. Trách nhiệm và cam kết của nhân viên

Nhân viên cần thể hiện rõ cam kết hợp tác, chủ động cải thiện và chịu trách nhiệm với tiến độ của bản thân.

Chữ ký nhân viên: ______________________

Ngày: …… / …… / ……

1. Đánh giá kết quả cuối kỳ

Kế hoạch cải thiện hiệu suất không chỉ là giải pháp xử lý nhân viên kém, mà là bước ngoặt giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ mạnh hơn. Khi được triển khai đúng cách, PIP trở thành công cụ coaching và phát triển cá nhân, tạo cơ hội cho nhân viên nhìn lại năng lực, nhận hỗ trợ và tiến bộ thực chất. Doanh nghiệp thành công không phải nơi “loại bỏ người yếu”, mà là nơi biết biến thất bại thành sự trưởng thành.